دفتر مديريت پروژه (PMO) و انواع آن

دریافت فایل مقاله  

محمدرضا فرج مشایی   Farajmashaee@pmir.com

در دهه اخیر رشد چشمگیر تعداد سازمانهایی که از رویکرد مدیریت پروژه برای پیشبرد اهداف کسب و کار خود استفاده میکنند، دیده میشود. اما این رشد که موجب افزایش اثربخشی و قابلیت انعطاف کارهای پروژه می‌شود، مشکلات مخصوص به خود را به وجود آورده است. زیرا سازمان ها در محیطی قرار گرفته­اند که افزایش پیچیدگی و افزایش تقاضا برای سریع تر، ارزانتر و بهتر انجام­دادن کار پروژه­ها، از ویژگی­های آن است.

برخی از این مشکلات عبارتند از :

·        تعارض میان پروژه هایی که بر استفاده از منابع مشترک رقابت می‌کنند

مدیران پروژه تمایل دارند بهترین نیروهای سازمان و سایر منابع در دسترس را برای پروژه خود برگزینند. این موضوع مشکلاتی را در سازمان پدید خواهد آورد.

·        کمبود هماهنگی میان پروژه­های درحال پیدایش

·        فقدان دید جامع به سازمان و اهداف سازمانی به عنوان یک کل

هر مدیر پروژه فقط پروژه‌ خود را می‌بیند و آن پروژه را مهمترین پروژه برای سازمان قلمداد می‌کند. دید سیستمی و کلی از بین می‌رود و سازمان در این بین ضرر خواهد کرد.

و مشکلات دیگری مانند :

·         عدم مدیریت ریسک­های مشترک و مختص پروژه­ها

·        عدم نظارت مرکزی بر تمامی برنامه­های زمانی و بودجه

·        مدیریت پروژه ضعیف علت شکست پروژه ها.

·        عدم استفاده از تجربیات پروژه‌های قبلی

·        ضعف در مستندسازی و استفاده از درسهای آموخته شده

به منظور حل این مشکلات امروزه پیاده­ سازی دفتر مدیریت پروژه یکی از مطرح­ترین کاندیداها می باشد.

تعریف دفتر مدیریت پروژه

دفتر مدیریت پروژه یا دفتر پروژه، واحدی سازمانی برای مرکزیت­دهی و هماهنگی مدیریت پروژه­های تحت نفوذ آن است. دفتر مدیریت پروژه همچنین می­تواند اشاره به دفتر مدیریت برنامه ، دفتر پروژه و یا دفتر برنامه نیز باشد. دفتر مدیریت پروژه بر مدیریت پروژه ها، برنامه ها و یا ترکیب آنها نظارت می­کند. دفتر مدیریت پروژه در طیفی از کارکردهای پشتیبانی برای مدیریت پروژه به گونه­های آموزش، تهیه نرم­افزار، تعیین خط مشی­ها و رویه های استاندارد تا مدیریت مستقیم و واقعی پروژه­ها و مسئولیت برای رسیدن به اهداف پروژه ایفای نقش می­کند. که در قسمت انواع دفتر مدیریت پروژه شرح داده شد.(تعریف توسط انجمن مدیریت پروژه آمریکا –  PMI2004)

گروه گارتنر سه نقش ممکن برای  PMO را تعریف کرده اند، که در ادامه به آن‌ها خواهیم پرداخت. کمپانی گارتنر یک شرکت تحقیقات و مشاوره در حوزه اطلاعات و تکنولوژی است که بیش از 10000 کارمند دارد. کسب‌وکار این گروه شامل تحقیقات، مشاوره، سنجش، رویدادهاو اخبار است. گارتنر در 1979 توسط گیدیون گارتنر بنیان نهاده‌شد. مقر این شرکت در استنفورد است و بیش از 3800 شریک شامل حدودا 1000 محقق و مشاور در بیش از 75 نقطه جهان دارد.

گارتنر پیکره جامعی مطالعات جهانی دارد که تکنولوژی‌های محرک کسب‌و کار و موفقیت سازمانی را گزارش‌دهی و تحلیل می‌کند. بیش از 200 حوزه مطالعاتی این شرکت، مدیریت ارتباط با مشتری، مدیریت زنجیره تامین، تکنولوژی‌های روز، ایمنی، خدمات IT ، تجارت الکترونیک و استراتژی‌ها و مصارف IT را شامل می‌شود.

محدوده حمایت PMO می‌تواند از مرکز اطلاعات بهترین تجارب مدیریت پروژه تا مسئولیت کامل پروژهها و برنامه­های سازمان تغییر کند. علیرغم مزایایی که PMO دارد، اختلافات بسیاری بر جایی که PMO باید گزارش دهد وجود دارد ولی عمده کارشناسان بر این باورند که به دلیل مسئولیتهایی که PMO دارد، باید به مدیریت ارشد گزارش دهد و هر چه فاصله بین PMO و مدیر ارشد کمتر باشد، مزایای PMO سریعتر حاصل می شود. 

 دریافت فایل مقاله