|
ارزیابی
سلامت پروژه
بر اساس استاندارد
PMBOK® Guide:2004
دریافت
فایل مقاله 
احسان نجابت
nejabat@pmir.com
 حسین ناصری
nasseri@pmir.com
کلید واژه ها: سلامت پروژه، ارزیابی مدیریت پروژه، گزارشات ممیزی
چکیده:
به منظور ممیزی یک سیستم لازم است ابتدا الزامات و به عبارتی وضعیت
ایده آل آن سیستم تعریف گردد. بدین منظور از یکی از معتبرترین و
مقبولترین استانداردهای مدیریت پروژه دنیا به نام
PMBOK®
Guide:2004
استفاده می گردد. حوزه بررسی این مقاله صرفا مرحله پیاده سازی
پروژه می باشد و مرحله امکان سنجی و راه اندازی را شامل نمی شود.
به منظور اجرای ممیزی، سلسله مراتب مشخصی بیان شده که هر سطح عمق
بیشتری به تحلیل می دهد. برای هر سطح گزارشات متعددی تهیه می گردد
که روش تولید و تحلیل آنها ارائه شده است. نتیجه اینکه با فرض بهره
گیری از تعریف جامع برای مدیریت پروژه می توان اذعان داشت که
مدیریت پروژه موفق یقیناً پروژه موفق به همراه دارد و با ممیزی آن
به روش ارائه شده می توان این موفقیت را سنجش نمود.
مقدمه
با توجه به محیط متلاطم کنونی سازمان ها ساختارهای پروژه محور و
موقتی ویژه از محبوبیت بالاتری برخوردار شده اند. این ساختارها به
سازمان ظرفیت انعطاف بالاتری داده و سرعت پاسخگویی سازمان به محیط
متلاطم موجود را افزایش می دهند. بدین ترتیب این سازمان ها به
منظور تحقق اهداف استراتژیک خود اقدام به تعریف و اجرای پروژه می
نمایند. هر چه این پروژه ها با اهداف استراتژیک سازمان منطبق تر
باشند و کارائی بالاتری داشته باشند، موجبات دستیابی سازمان به
اهداف را بهتر و سریع تر فراهم می نمایند. بنابراین امروزه یکی از
مهمترین مزیت های رقابتی سازمان ها کارائی در مدیریت پروژه ها می
باشد. به منظور بهبود این مزیت رقابتی ضرورت دارد که کلیه سازمان
ها بتوانند پروژه های خود را ممیزی نموده و نقاط ضعف و قوت خود را
شناسایی نمایند تا با اجرای ابتکارات کیفی هرچه سریعتر نسبت به
جبران کاستی های خود دست به کار شوند تا از دور رقابت جهانی عقب
نمانند. این نوشتار با ارائه مدلی ساختار یافته و ساده به دنبال
پاسخگویی به این نیاز می باشد. به منظور هرچه مفیدتر شدن مدل، از
استاندارد معتبری چون کتاب راهنمای پیکره دانش مدیریت پروژه
PMBOK®
Guide:2004
استفاده شده است.
ممیزی
بر
اساس تعریف انجمن کیفیت امریکا (ASQ)
ممیزی به معنای «بازرسی و آزمون یک فرآیند یا سیستم کیفیت به منظور
حصول اطمینان از مطابقت با الزامات می باشد. ممیزی می تواند برای کل
سازمان به کار رود یا مختص به یک وظیفه، فرآیند یا مرحله تولید باشد».
از سوی دیگر بنابر تعریف استاندارد ایزو 10006 مدیریت پروژه عبارت است
از «طرح ریزی، سازمان دهی، پایش، کنترل و گزارش دهی تمامی جوانب یک
پروژه و ایجاد انگیزه برای تمامی افراد درگیر در آن در جهت دستیابی به
اهداف پروژه». با توجه به این تعاریف از ممیزی و مدیریت پروژه به منظور
ممیزی مدیریت پروژه ضرورت دارد که ابتدا الزامات مشخصی برای مدیریت
کارای یک پروژه تعریف نماییم. سپس سازوکار مناسبی جهت آزمون و بازرسی
مطابقت سیستم موجود پروژه با آن الزامات طراحی نماییم.
یکی
از استانداردهای مقبول جهانی استاندارد کتاب راهنمای پیکره دانش مدیریت
پروژه
PMBOK®
Guideمی
باشد. این استاندارد توسط انجمن مدیریت پروژه امریکا (PMI)
انتشار یافته است. با توجه به جهان شمول بودن این استاندارد و همچنین
رویکرد فرآیندگرا و جامعیت و آشنایی نسبی آن در ایران، از این مدل به
عنوان مبنای ممیزی و تعیین الزامات یک مدیریت ایده آل پروژه بهره می
گیریم.
ساختار استاندارد کتاب راهنمای پیکره دانش مدیریت پروژه
(PMBOK Guide)
در
این استاندارد بخشی از پیکره دانش مدیریت پروژه
PMBOK®
که بیشتر در اغلب پروژه ها مورد استفاده قرار می گیرد جمع آوری شده و
در قالب یک راهنما به عنوان
PMBOK® Guide
ارائه شده است. این راهنما دانش مدیریت پروژه را در نه حوزه اصلی دانشی
تقسیم می نماید. به عبارت دیگر فرآیند اصلی مدیریت پروژه به نه حوزه
دانش تقسیم می گردد و هر حوزه نیز به نوبه خود به چندین فرآیند تقسیم
می گردد. در تقسیم بندی دیگری کلیه فرآیندها در پنج گروه فرآیندی
آغازین، برنامه ریزی، اجرا، کنترل و اختتامی گروه بندی می گردد. البته
برای هر حوزه کاربردی خاص ممکن است حوزه های دانشی ویژه ای اضافه گردد
که در اینجا مورد بررسی قرار نمی گیرد. در مجموع 44 فرآیند ارائه شده
در PMBOK®
- 2004
مبنای
این تحقیق قرار گرفته اند.
فرآیندهای محصول گرا و فرآیندهای مدیریت پروژه گرا
به
منظور اجرای یک پروژه، دو نوع فرآیند کلان می بایست اجرا گردد. این دو
نوع فرآیند، فرآیند اصلی یا فرآیندهای محصول گرا و فرآیندهای پشتیبان
یا فرآیندهای مدیریت پروژه گرا می باشند. فرآیندهای پشتیبان را می توان
به دو نوع فرآیند، فرآیندهای مدیریت پروژه و فرآیندهای کمکی تقسیم
نمود. فرآیندهای کمکی عبارتند از مجموعه فعالیت هایی که صرفا جنبه
خدماتی داشته و تسهیل سایر فرآیندها را موجب می گردد. برای مثال می
توان در پروژه های ساختمانی به حراست سایت اشاره کرد.
سوال
مهمی که در اینجا مطرح می گردد این است که آیا اجرای کارا و اثربخش
فرآیند مدیریت پروژه به تنهایی ضامن سلامت پروژه می باشد؟ در نظرات
بزرگان دانش مدیریت پروژه، دو نوع رویکرد به این پرسش دیده می شود.
افرادی مانند کللند معتقدند که فرآیندهای مدیریت پروژه و محصول گرا
هریک به صورت مجزا می بایست کارا و اثربخش باشند اما افرادی مانند
کرزنر معتقد اند که این دو از هم قابل تفکیک نمی باشند. به نظر می رسد
که تفاوت این دو نظریه در نوع نگاه به فرآیند مدیریت پروژه می باشد.
اگر فرآیند مدیریت پروژه را چنان کلان تعریف نماییم که کلیه فرآیندهای
بررسی مرز (Boundary
Spanning
processes)
را هم در بر گیرد آنگاه می توان اذعان نمود که سلامت فرآیندهای محصول
گرا در گرو سلامت فرآیندهای مدیریت پروژه گرا می باشد.
به
منظور بررسی این موضوع باید یک فرآیند را کالبدشکافی نماییم. بنابر
تعریف استاندارد
ISO 9000:2000
فرآیند عبارتست از : «مجموعه ای از
فعالیت های متعامل که ورودی ها را به خروجی ها تبدیل می نمایند».
به منظور بررسی کارائی و اثربخشی یک فرآیند باید دو موضوع را بررسی
نماییم. ابتدا نسبت خروجی به ورودی (کارائی) و سپس میزان تحقق اهداف
(اثربخشی). با توجه به تعریف فرآیند می توان نتیجه گرفت که کارائی
بستگی فراوانی به ورودی، منابع و تکنولوژی (می تواند نوعی منبع تلقی
گردد)
مورد استفاده فرآیند دارد. در صورتیکه
کلیه منابع و ورودی های مورد استفاده فرآیند اعم از نیروی انسانی، مواد
اولیه، منابع مالی، اطلاعات، ماشین آلات و تکنولوژی و مدیریت و ...
توسط فرآیندهای مدیریت پروژه فراهم گردد آنگاه می توان با اطمینان بیان
داشت که کارائی و اثربخشی فرآیندهای محصول گرا در چنین تعریفی کاملا
وابسته به سلامت فرآیندهای مدیریت پروژه می باشد. بنابراین به منظور
بررسی سلامت پروژه می توان صرفاً فرآیندهای مدیریت پروژه گرا (با تعریف
جامع مدیریت پروژه، مانند تعریف ارائه شده در
PMBOK Guide)
را ممیزی نماییم.
دریافت فایل مقاله
|
تهران، خ کریم خان، شماره 39
